Codice etico

La Società, a tutela della propria immagine e a salvaguardia delle proprie risorse, non intratterrà rapporti di alcun tipo con soggetti che non intendano operare nel rigoroso rispetto della normativa vigente e/o che rifiutino di adeguarsi ai principi etici e alle regole di comportamento previste nel presente Codice.

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Premessa

Con il presente Codice Etico (di seguito anche “Codice”), FRIENDS & PARTNERS S.p.A. (di seguito anche “F&P” o la “Società”) intende formalmente definire l’insieme dei valori etici fondamentali ai quali si ispira nello svolgimento delle proprie attività, nonché i diritti, doveri e responsabilità rispetto ai soggetti con i quali entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale.

Il presente Codice costituisce un documento ufficiale della Società approvato dal Consiglio di Amministrazione e parte integrante del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001 (di seguito “Modello”).

La Società, a tutela della propria immagine e a salvaguardia delle proprie risorse, non intratterrà rapporti di alcun tipo con soggetti che non intendano operare nel rigoroso rispetto della normativa vigente e/o che rifiutino di adeguarsi ai principi etici e alle regole di comportamento previste nel presente Codice.

Rapporto con il codice di condotta di warner music group

I valori e i principi contenuti nel presente Codice si pongono in rapporto di complementarietà e di reciproca integrazione con gli standard di condotta aziendale enunciati nel Codice di Condotta di Warner Music Group Corporation, il quale si applica a F&P in ragione dell’appartenenza di quest’ultima al gruppo Warner Music.

Destinatari

Il presente Codice contiene i valori etici che il vertice della Società, i soggetti sottoposti alla loro direzione e vigilanza, i dipendenti, i consulenti, i collaboratori, i fornitori, i partner d’affari e tutti coloro che operano in nome e/o per conto di F&P (di seguito “Destinatari”) sono tenuti a rispettare.

I principi e le disposizioni del Codice sono vincolanti per tutti i Destinatari e costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi generali di diligenza, correttezza e lealtà che devono ispirarli nello svolgimento delle proprie attività. I dipendenti ed i collaboratori di F&P hanno l’obbligo di conoscere le norme e i principi contenuti nel presente Codice, di astenersi da comportamenti contrari ad essi, e di rivolgersi all’Organismo di Vigilanza per chiarimenti o denunce.

Principi fondamentali

Tutela dell'ambiente

Nell’ambito della propria attività F&P persegue l’obiettivo di tutelare la sicurezza e la salute dei Destinatari, adottando le misure previste dalla Legge per il raggiungimento di questo scopo.

Ciascun Destinatario deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite, per evitare ogni possibile rischio per sé, per i propri collaboratori e colleghi, e per la collettività.

In particolare, devono osservarsi tutte le disposizioni dettate con riferimento al Testo Unico sulla Sicurezza (Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e s.m.i.) e di ogni altra norma di legge applicabile alla Società. Inoltre, ogni Destinatario deve attenersi alle istruzioni ed alle direttive fornite dai soggetti ai quali è stato delegato l'adempimento degli obblighi in materia di sicurezza.

Sicurezza e salute dei lavoratori

Nell’ambito della propria attività F&P persegue l’obiettivo di tutelare la sicurezza e la salute dei Destinatari, adottando le misure previste dalla Legge per il raggiungimento di questo scopo.

Ciascun Destinatario deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite, per evitare ogni possibile rischio per sé, per i propri collaboratori e colleghi, e per la collettività.

In particolare, devono osservarsi tutte le disposizioni dettate con riferimento al Testo Unico sulla Sicurezza (Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e s.m.i.) e di ogni altra norma di legge applicabile alla Società. Inoltre, ogni Destinatario deve attenersi alle istruzioni ed alle direttive fornite dai soggetti ai quali è stato delegato l'adempimento degli obblighi in materia di sicurezza.

Procedimenti penali

E’ fatto esplicito divieto di condizionare, in qualsiasi forma e con qualsiasi modalità, la volontà dei soggetti chiamati a rispondere all’Autorità Giudiziaria al fine di non rendere dichiarazioni o dichiarare fatti non rispondenti al vero.

Regali e omaggi

È fatto divieto di offrire, direttamente o indirettamente, denaro, regali o benefici di qualsiasi natura, a titolo personale, a dirigenti, funzionari o impiegati di clienti, fornitori o dipendenti della Pubblica Amministrazione, allo scopo di trarre indebiti vantaggi. Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti purché di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non influenzare l’autonomia del giudizio del destinatario.

Allo stesso modo i collaboratori non possono ricevere omaggi o trattamenti di favore, se non nei limiti delle normali relazioni di cortesia e purché di modico valore. Qualora un collaboratore riceva da parte di un terzo un’offerta o una richiesta di benefici, salvo omaggi di uso commerciale o di modico valore, deve darne immediata comunicazione al proprio superiore o, eventualmente, al soggetto cui sia tenuto, a seconda dei casi, a riferire per le iniziative del caso.

Conflitti di interesse

I Destinatari del presente Codice perseguono, nello svolgimento delle proprie attività, gli obiettivi e gli interessi generali della Società e si astengono, pertanto, da attività, comportamenti e atti incompatibili con gli obblighi connessi al rapporto intrattenuto con F&P. Tutte le decisioni di business devono essere prese nell’interesse di F&P evitando qualsiasi situazione di conflitto di interesse tra attività personali o familiari e mansioni ricoperte nella Società che possa compromettere l’imparzialità di giudizio.

Ogni situazione potenzialmente idonea a generare un conflitto di interessi, o comunque a pregiudicare la capacità del Destinatario di assumere decisioni nel migliore interesse della Società, deve essere immediatamente comunicata all’Organismo di Vigilanza, restando valide le norme specifiche previste dal Codice Civile.

Accuratezza delle scritture contabili

F&P considera correttezza, completezza informativa e trasparenza regole imprescindibili nella rilevazione contabile e si impegna ad adottare questi criteri circa la propria situazione patrimoniale ed il proprio andamento economico.

Le evidenze finanziarie, contabili e gestionali devono essere basate su informazioni precise, esaurienti e verificabili, e riflettere la natura dell’operazione di cui si tratta.

Nessuna scrittura contabile falsa o artificiosa può essere inserita nei registri contabili della Società per nessuna ragione, e nessun dipendente può impegnarsi in attività che determinino un tale illecito anche se su richiesta di un superiore.

Nell’attività di contabilizzazione dei fatti relativi alla gestione di F&P, i dipendenti e i collaboratori sono tenuti a rispettare scrupolosamente la normativa vigente e le procedure/prassi operative interne in modo che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.

Trasparenza e tracciabilità

Tutte le informazioni che vengono diffuse dalla Società devono essere accurate, corrette, complete, trasparenti e comprensibili, in modo da permettere ai terzi di assumere decisioni consapevoli, allorché si relazionino con la stessa.

Ciascun Destinatario deve conservare adeguata documentazione di ogni operazione effettuata, al fine di consentire e di poter procedere in ogni momento a verificare le motivazioni e le caratteristiche dell’operazione, nelle fasi di autorizzazione, effettuazione, registrazione e verifica dell’operazione stessa.

Tutela delle opere dell'ingegno / del diritto d'autore

La tutela di opere dell’ingegno proprie o di terzi è considerata di primaria importanza ed è pertanto vietata ogni condotta volta alla loro alternazione e contraffazione, nonchè alla relativa riproduzione, diffusione, vendita o utilizzo indebiti.

Tutela della privacy e delle informazioni riservate

F&P assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e l’osservanza della normativa in materia di trattamento dei dati. La Società si impegna a garantire il rispetto della Privacy, specie in merito alle informazioni attinenti la sfera privata e le opinioni dei propri dipendenti e, più in generale, di quanti con essa interagiscono.

I Destinatari hanno il dovere di rispettare e proteggere le notizie e informazioni inerenti l’attività di F&P acquisite e/o elaborate in occasione dell’espletamento del proprio incarico o funzione, e di farne un uso corretto nell’interesse dell’azienda, tutelandone la confidenzialità e riservatezza.

Rispetto della dignità delle persone

F&P riconosce che fattore essenziale di successo dell’impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano.

La Società considera l’individuo, i suoi principi e i suoi diritti, valori intangibili da tutelare; promuove e rispetta la dignità personale e i diritti fondamentali della persona, tutelandone l’integrità morale.

Inoltre, considera l’imparzialità di trattamento un valore fondamentale nell’ambito di ogni relazione e promuove l’uguaglianza, impegnandosi a garantire eguali opportunità.

Nelle relazioni, sia interne che esterne, non sono ammessi comportamenti che abbiano un contenuto discriminatorio della dignità personale, della sfera privata e dei i diritti della personalità individuale, basato sulla razza, la nazionalità, le condizioni sociali, le opinioni politiche e sindacali, il credo religioso, l’orientamento sessuale, lo stato di salute, e in genere qualsiasi caratteristica intima della persona.

Onestà, diligenza e spirito di collaborazione

L’onestà e l’integrità morale, nonché correttezza e buona fede, rappresentano i principi fondamentali per tutte le attività della Società e costituiscono valori essenziali della gestione organizzativa. I rapporti con i portatori di interesse, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di lealtà e reciproco rispetto (F&P aspira a rispettare le aspettative legittime dei propri stakeholder e a sviluppare e mantenere un rapporto di fiducia con essi).

Si intendono quali portatori d’interesse sono tutti quei soggetti (individui, gruppi, organizzazioni) con cui sono presenti relazioni significative e/o i cui interessi sono a vario titolo coinvolti nello / influenzati dallo svolgimento dell’attività sociale. Quindi, dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori, consulenti, soci, pubbliche amministrazioni, organizzazioni sindacali.

Ciascun Destinatario svolge la propria attività con la diligenza richiesta dalla natura dei compiti e delle funzioni esercitate, adoperando il massimo impegno professionale nel conseguimento degli obiettivi assegnatigli, utilizzando al meglio gli strumenti e il tempo a sua disposizione, ed assumendosi le responsabilità che gli competono in ragione delle proprie mansioni. Ciascun Destinatario, inoltre, svolge con impegno le necessarie attività di approfondimento ed aggiornamento.

La collaborazione reciproca tra i soggetti coinvolti a qualsiasi titolo in un medesimo progetto rappresenta per F&P un principio imprescindibile.

Rispetto delle leggi e dei regolamenti

Tutte le attività poste in essere in nome e per conto di F&P devono essere svolte nel rispetto assoluto delle leggi e dei regolamenti vigenti comunitari, nazionali ed internazionali. Ciascun Destinatario si impegna, quindi, ad acquisire con diligenza la necessaria conoscenza delle norme di legge e dei regolamenti applicabili allo svolgimento delle proprie funzioni, come nel tempo vigenti.

Principi fondamentali

F&P considera la propria immagine e reputazione valori che devono essere tutelati e sviluppati attraverso la piena diffusione, condivisione e osservanza dei principi etici e di comportamento di seguito enunciati, ai quali la Società si ispira e dei quali richiede il rispetto da parte di tutti i Destinatari.

Regole di comportamento

Rapporti con i media

F&P si rivolge agli organi di stampa e di comunicazione di massa unicamente attraverso gli organi societari e le funzioni aziendali a ciò delegati, in un atteggiamento di massima correttezza e accuratezza nel rispetto della politica del Gruppo Warner Music.

Le comunicazioni devono essere veritiere, chiare, trasparenti e devono essere coerenti, omogenee e accurate.

In ogni momento il dovere di riservatezza deve essere rigorosamente osservato. È contraria alla legge, e quindi rigorosamente vietata, ogni forma di strumentalizzazione, utilizzazione ai fini economici, investimento diretto o per interposta persona, che trovi la sua fonte in notizie aziendali riservate. La violazione del dovere di riservatezza da parte dei dipendenti e collaboratori può, in considerazione della situazione specifica e delle conseguenze del comportamento, inficiare il rapporto fiduciario con F&P.

Rapporti con le comunità locali

Il costante rapporto con le Comunità locali rappresenta per F&P il fondamento della propria attività. Pertanto la Società, consapevole del proprio ruolo sociale, rispetta il tessuto economico, sociale e culturale delle Comunità in cui opera, valutando i contenuti che offre/presenta/distribuisce e il loro impatto sociale, e cercando di contribuire a sviluppi/cambiamenti positivi nelle Comunità.

Rapporti con la pubblica amministrazione

Le relazioni con la Pubblica Amministrazione, le Autorità Pubbliche di Vigilanza, le organizzazioni politiche e sindacali, le istituzioni pubbliche nazionali, comunitarie e internazionali, nonché nei confronti di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, devono svolgersi nel rispetto della normativa vigente e dei principi definiti nel presente Codice Etico, sulla base dei criteri generali di correttezza, lealtà e collaborazione.

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, F&P, e per conto di questa ogni dipendente, collaboratore o consulente, non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata, al fine di ottenere il compimento di atti conformi o contrari ai doveri di ufficio.

E’ proibito promettere o versare somme di denaro o altre utilità a rappresentanti e/o dipendenti pubblici (o a persone a questi vicini) con la finalità di promuovere o favorire gli interessi di F&P, anche a seguito di illecite pressioni.

La gestione di trattative, l’assunzione di impegni e l’esecuzione di rapporti con le istituzioni pubbliche nazionali, comunitarie e internazionali sono riservate esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte e/o autorizzate. Inoltre, la documentazione che riassume le modalità attraverso le quali la Società entra in contatto con le istituzioni pubbliche deve essere adeguatamente raccolta e archiviata.

Rapporti con le imprese concorrenti

La competizione con le imprese concorrenti deve essere leale e incentrata sul piano della efficienza e della qualità dei servizi. Sono da evitare pratiche anticoncorrenziali, intese come pratiche concordate che possano pregiudicare il commercio e che abbiano per oggetto o per effetto di impedire, restringere o falsare il gioco della concorrenza all’interno del mercato comune. Non sono tollerati atti concorrenziali realizzati con corruzione, violenza o minaccia o in qualsiasi modo consumati in violazione della legge, delle regole e delle procedure di comportamento interne.

Rapporti con i collaboratori esterni e consulenti

F&P procede all’individuazione e alla selezione dei professionisti e dei consulenti a cui affidare l’esecuzione di prestazioni di qualsiasi tipo per conto e/o nell’interesse della Società, con assoluta imparzialità, autonomia e indipendenza di giudizio. Inoltre, assicura di ispirarsi esclusivamente a parametri obiettivi di competenza, professionalità, riservatezza e eticità, tali da permettere di impostare un rapporto fiduciario con essi.

La Società si attende dai collaboratori esterni e dai consulenti comportamenti conformi ai principi del presente Codice e alla normativa applicabile. Comportamenti contrari ai principi espressi nel Codice Etico e alla normativa vigente possono essere considerati grave inadempimento ai doveri di correttezza e buona fede nell’esecuzione del contratto, motivo di lesione del rapporto fiduciario e giusta causa di risoluzione dei rapporti contrattuali.

Nell’ambito delle relazioni con i collaboratori esterni e consulenti, la Società è tenuta a:

  • selezionare controparti di adeguata qualificazione professionale e reputazione;
  • motivare la scelta delle controparti negoziali;
  • instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative;
  • ottenere la cooperazione dei professionisti e dei consulenti nell’assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità della prestazione e costo;
  • esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste;
  • operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto.

Rapporti con i fornitori

Nei rapporti con i fornitori di beni o servizi, F&P opera nel rispetto della normativa e dei principi del presente Codice, instaurando rapporti unicamente con soggetti che godano di una rispettabile reputazione, che siano impegnati solo in attività lecite, e la cui cultura etica sia comparabile a quella di F&P.

Nella selezione dei fornitori sono privilegiati l’affidabilità del fornitore e la sua capacità di assolvere correttamente le obbligazioni assunte, nonché il rapporto qualità/prezzo del bene o della prestazione offerta, senza alcuna discriminazione o valutazione aprioristica; si procede alla selezione dei fornitori e alla gestione dei relativi rapporti secondo criteri di imparzialità e di correttezza, evitando situazioni di conflitto di interessi, anche potenziali, con i medesimi.

E’ proibito promettere o versare somme di denaro o altre utilità a rappresentanti e/o dipendenti di fornitori o potenziali fornitori (o a persone a questi vicini) con la finalità di promuovere o favorire gli interessi di F&P, anche a seguito di illecite pressioni.

Nella gestione dei rapporti con i fornitori, la Società è tenuta a:

  • instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative;
  • formalizzare adeguatamente tutte le forniture e documentare le motivazioni delle scelte;
  • ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità, costo e tempistiche;
  • non abusare di un eventuale posizione di vantaggio in qualità di clienti per causare svantaggi intenzionali ai fornitori;
  • non perseguire il guadagno personale accettando vantaggi o una convenienza particolare nelle operazioni di approvvigionamento;
  • esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste;
  • richiedere il puntuale rispetto della normativa vigente.

Rapporti con i clienti

La Società, nella gestione delle relazioni con i clienti, si attiene alle norme di legge e ai principi del presente Codice Etico, e richiede ai propri dipendenti e collaboratori di evitare qualunque situazione di conflitto di interessi con F&P, con l’obiettivo di massimizzare il valore aggiunto con il cliente.

E’ proibito promettere o versare somme di denaro o altre utilità a rappresentanti e/o dipendenti di clienti o potenziali clienti (o a persone a questi vicini) con la finalità di promuovere o favorire gli interessi di F&P, anche a seguito di illecite pressioni.

Nell’ambito delle relazioni con i clienti la Società si impegna a:

  • sviluppare e mantenere con essi favorevoli e durature relazioni;
  • rispettare sempre gli impegni e gli obblighi assunti nei loro confronti;
  • fornire informazioni accurate, complete e veritiere;
  • effettuare comunicazioni pubblicitarie complete e veritiere;
  • segnalare prontamente al proprio superiore qualsiasi comportamento del cliente contrario al Codice Etico.

Rapporti con gli organi di controllo

I Destinatari devono tenere una condotta corretta e trasparente in relazione a qualsiasi richiesta avanzata da parte dei soci, dei Sindaci e del revisione incaricato, nell’esercizio delle loro rispettive funzioni istituzionali. Nei confronti di tali soggetti deve essere garantito un atteggiamento di massima disponibilità, collaborazione e puntualità, con chiara assunzione della responsabilità circa veridicità, completezza e accuratezza delle informazioni fornite, evitando qualsiasi forma di potenziale pressione finalizzata ad influenzarne il giudizio.

Rapporti con i dipendenti

F&P provvede alla diffusione del Codice Etico presso i dipendenti. È richiesto che i dipendenti conoscano e osservino, per quanto di loro competenza, le prescrizioni del Codice Etico e che, compatibilmente, ne promuovano la conoscenza presso i dipendenti neo-assunti nonché presso i terzi interessati dalla sua applicazione, con i quali vengano in contatto nello svolgimento delle proprie mansioni.

La Società promuove ed offre pari opportunità di crescita professionale, escludendo arbitrarie discriminazioni, ispirando tutte le relazioni a principi di equità, correttezza e lealtà, basati su criteri meritocratici.

I rapporti tra i dipendenti, a prescindere dai livelli di responsabilità, si svolgono con correttezza e rispetto. Il responsabile esercita i poteri connessi alla propria posizione con obiettività ed equilibrio, curando la crescita professionale dei propri collaboratori. Ciascun dipendente tiene un comportamento collaborativo, assolvendo ai propri compiti con responsabilità, efficienza e diligenza e nel rispetto dei valori della Società.

La selezione e l’assunzione del personale deve essere ispirata a criteri di trasparenza nella valutazione dei requisiti di competenza e professionalità, di capacità e potenzialità individuale. L’assunzione del personale avviene sulla base di regolari contratti di lavoro, non essendo ammessa alcuna forma di rapporto lavorativo non conforme o comunque elusiva delle disposizioni normative vigenti. Inoltre, la Società non dà impiego a lavoratori senza regolare permesso di soggiorno.

Attuazione del codice etico

Segnalazioni all’organismo di vigilanza

L’ente deputato a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del presente Codice, oltre che a promuoverne la diffusione e la conoscenza, è l’Organismo di Vigilanza della Società.

Ogni violazione o sospetto di violazione dei principi e delle disposizioni contenuti nel presente Codice da parte dei Destinatari deve essere comunicata prontamente, per iscritto e in forma non anonima, all’Organismo di Vigilanza competente tramite:

  • lettera in busta chiusa da spedire o consegnare presso la sede societaria all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza;
  • indirizzo di posta elettronica dedicato.

A seguito delle segnalazioni ricevute l’Organismo di Vigilanza le valuta, effettua i relativi adempimenti, ed esamina i casi in cui è necessario attivarsi.

Tutte le segnalazioni pervenute all’Organismo di Vigilanza sono gestite in assoluta confidenzialità. I segnalanti in buona fede sono garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione e in ogni caso sarà assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente o in malafede.

Sistema sanzionatorio

L’ente deputato a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del presente Codice, oltre che a promuoverne la diffusione e la conoscenza, è l’Organismo di Vigilanza della Società.

Ogni violazione o sospetto di violazione dei principi e delle disposizioni contenuti nel presente Codice da parte dei Destinatari deve essere comunicata prontamente, per iscritto e in forma non anonima, all’Organismo di Vigilanza competente tramite:

  • lettera in busta chiusa da spedire o consegnare presso la sede societaria all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza;
  • indirizzo di posta elettronica dedicato.

A seguito delle segnalazioni ricevute l’Organismo di Vigilanza le valuta, effettua i relativi adempimenti, ed esamina i casi in cui è necessario attivarsi.

Tutte le segnalazioni pervenute all’Organismo di Vigilanza sono gestite in assoluta confidenzialità. I segnalanti in buona fede sono garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione e in ogni caso sarà assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente o in malafede.